07 feb Planlægning af VM i ishockey: “Følelsen af at være klar”

Har du nogensinde tænkt over hvor meget tid, og hvor mange kræfter der bliver lagt i, at planlægge sportsbegivenheder? Vi har talt med Frederik Munk, som er Chief Operating Officer, og dermed stod for den praktiske afvikling af Ishockey VM, der blev afholdt i Danmark i 2018.

Foto: Privat

Tekst: Nicoline Juhl Gyrming

“Det giver virkelig sommerfugle i maven, at tænke på den dag hvor vi starter med et brag af en åbningsdag i begge arenaer”

Til dagligt arbejder Frederik Munk med planlægningen af Ishockey VM, som skal afvikles i henholdsvis København og Herning. Han har det praktiske og operationelle ansvar for begivenheden. VM i Ishockey løber af stablen til maj næste år i henholdsvis Jyske Bank Boxen i Herning, og Royal Arena i København. Der vil komme spillere fra hele verden, for at deltage i verdensmesterskabet, og desuden tilskuere og fans, som vil støtte op om deres hold.

Planlægning tager tid

Det er en længere proces, at planlægge en stor begivenhed som Ishockey VM. Faktisk startede processen allerede for 5-6 år siden, hvor teamet begyndte at lave analyser af, om det overhovedet kunne lade sig gøre. Her undersøges der faciliteterne, de økonomiske forudsætninger, om der kan tiltrækkes offentlig opbakning, og om de i det hele taget turde give sig i kast med projektet.

Efterfølgende kom en periode, hvor der blev kæmpet for at vinde verdensmesterskabet til Danmark. Der blev blandt andet lavet spændende kampagner med film og taler, og desuden lobbykampagner for beslutningstagerne.

“Det gjorde at vi vandt den afgørende afstemning mod Letland i sin tid, og så blev det os der skulle være værter”, fortæller Frederik Munk, Chief Operating Officer.

Hele planlægningen bekræfter kun, at det var en stor opgave at få Ishockey VM til Danmark, og at det er en process, som kræver at man væbner sig med tålmodighed.

Det kræver desuden masser af arbejdskraft, at arrangere en sportsbegivenhed. Derfor er der løbende blevet rekrutteret personer ind, som alle medvirker til forberedelserne. Der er blandt andet blevet ansat medarbejdere til at håndtere markedsføringen, og managers til forskellige områder. Derudover er der ansat praktikanter og frivillige, som alle hjælper til med planlægningen.

De frivillige spiller en vigtig rolle i forbindelse med afviklingen af VM. De skal stå for rigtige mange af de praktiske arbejdsopgaver under begivenheden:

“Vi skal blandt andet bruge en team host for hvert land, som skal bo på gang med holdet under hele begivenheden. Her skal de hjælpe holdet med at besvare de praktiske spørgsmål. Som team host vil man derfor fungerer som vores bindeled mellem holdet – det er ret sjovt”.

Du skal være drevet af motivation

I forbindelse med planlægningen af verdensmesterskabet, vil man møde udfordringer undervejs. Det er derfor vigtigt, at man husker at fokusere på motivationen, og på hvad slutresultatet af ens hårde arbejde vil blive.

Det skaber motivation, at der er en klar deadline og en præcis opgavebeskrivelse af hvor man skal hen. Beslutningerne skal træffes nu, og arbejdet skal gøres for at VM i sidste ende kan finde sted, tilføjer Frederik Munk.

“Det er det unikke der motiverer mig meget – Det er helt unikt at prøve at skabe nogle dage som folk husker, både tilskuerne, men også spillerne, fansene og alle de involverede” – Frederik Munk

Tag teten, man skal jo starte et sted

Det kan virke uoverskueligt at finde sin vej ind i sportsbranchen, men det er altid godt at have et form for start grundlag rent uddannelsesmæssigt. Især færdigheder inden for planlægning, projektledelse, økonomi og jura, er alle kompetencer der er gode at have i bagagen, hvis man drømmer om at komme til at arbejde med planlægning af sportsevents, fortæller Frederik Munk. Men med det sagt findes der mange nicher, hvor det ikke nødvendigvis er vigtigt, at man besidder alle færdighederne:

“Hvis nu man for eksempel skal koordinerer aktiviteterne i pressecenteret er det måske mere relevant at have en journalistisk baggrund”.

Hvis man gerne vil ind i sportsbranchen, men ikke har en længere uddannelse bag sig, kan det være en god idé, at starte som frivillig. Man kan undersøge, hvilke begivenheder, der findes rundt om i sportsklubber, og se om der er nogle sportsevents der søger frivillige medarbejdere. På den måde kan man tilegne sig erfaring gennem det frivillige arbejde, og på den måde tilegne sig mere ansvar på sigt:

“Der er mange veje ind i branchen, og det er selvfølgelig svært hvis man ikke har erfaring, men så må man jo starte et sted.” – Frederik Munk

Hvad glæder du dig mest til når det hele går løs i 2018?

“Jeg glæder mig helt vildt til følelsen af, at vi er klar. Altså den følelse af, at lige om lidt skal pucken droppes til den første kamp, fredag d. 4 maj kl. 16.15 i begge haller, og dét er klimaks”.

“We are ready” har været deres kampagneslogan gennem hele forløbet, og Frederik beskriver det som en markering fra Danmark om, at vi også kan kan være arrangører af så stor en sportsbegivenhed, og at vi i Danmark er klar.

Selve begivenheden har også stor betydning for Danmark som land. Der vil under begivenheden komme mange besøgende til både København og Herning, hvilket har indflydelse på Danmarks turisme. Derudover kan begivenheden også være med til at brede kendskabet til ishockeysporten, og gøre flere opmærksomme på, hvor god en underholdningssport det er.

Frederik glæder sig desuden til selve finale weekenden, “Det moment hvor verdensmesteren bliver kåret, og vi andre står i kulissen og tænker på hvor vildt et projekt det har været de sidste par år – man har fået lov til at prøve noget som man aldrig nogensinde glemmer, det tror jeg man skal huske at glæde sig over”.